अध्ययन के लिए बैठकों का लाभ उठाने के लिए, शोधकर्ता आम तौर पर दो दृष्टिकोणों का उपयोग करते हैं। पहला एक क्लासिक सर्वेक्षण है जिसमें शोधकर्ता पूर्वव्यापी रूप से लोगों से उनके वास्तविक या नकली बैठक अनुभवों के बारे में पूछते हैं और प्रतिक्रियाओं का विश्लेषण करते हैं। दूसरी विधि में मीटिंग ऑडियो और वीडियो रिकॉर्डिंग से निकाले गए विशिष्ट व्यवहार और रुझानों का विश्लेषण करना शामिल है। जर्मनी के हैम्बर्ग विश्वविद्यालय में सेंटर फॉर बेटर वर्क के निदेशक, औद्योगिक और संगठनात्मक मनोवैज्ञानिक नेल लेहमैन-विलेनब्रॉक कहते हैं, ऐसी विशिष्ट सामग्री “जहां संगीत है” है।
एक प्रयोग में, लेहमैन-विलेनब्रॉक और सहकर्मियों ने वीडियोटेप की गई बैठकों से डेटा निकाला ताकि यह अध्ययन किया जा सके कि नेताओं का संचार निर्णय लेने के दौरान टीम की बातचीत को कैसे प्रभावित करता है। शोधकर्ताओं ने पाया कि बैठकों में नेताओं द्वारा सम्मानजनक, चौकस पूछताछ से टीम के प्रदर्शन में सुधार हुआ, उन नेताओं के विपरीत जो सवाल तो पूछते थे लेकिन जवाबों को ध्यान से नहीं सुनते थे।
सुनकर नेतृत्व करें
बैठकों के कई वैज्ञानिक अध्ययनों की तरह, बैठकों को अधिक प्रभावी बनाने के बारे में उनके निष्कर्ष अक्सर स्पष्ट प्रतीत होते हैं, लेकिन बैठक शोधकर्ताओं का कहना है कि बैठकें अक्सर इन आदर्शों से भटक जाती हैं।
लेहमैन-विलेनब्रॉक कहते हैं, इस तरह के शोध से सक्रिय श्रवण के महत्व का भी लगातार पता चलता है: श्रोता की ओर से केवल निष्क्रिय स्वीकृति नहीं, बल्कि सक्रिय, विचारशील प्रतिक्रिया। आभासी बैठकों में, क्योंकि “जब हम बोल नहीं रहे होते तो हम सभी ने शांत रहना सीख लिया है, अक्सर सक्रिय सुनना पूरी तरह से खत्म हो जाता है।”
सुनने और बोलने के बीच संतुलन भी बैठक के संचालन को प्रभावित कर सकता है। लेहमैन-विलेनब्रॉक कहते हैं कि बैठक सफल है या नहीं, इस बारे में नेताओं और उपस्थित लोगों की राय बहुत अलग हो सकती है। वह कहती हैं, “अक्सर, नेता ही सबसे ज्यादा बातचीत करते हैं, यही कारण है कि वे अक्सर सोचते हैं कि उनकी बैठकें बहुत अच्छी होती हैं।” क्रीमर इस बात पर भी जोर देते हैं कि बैठक के नेताओं के लिए चर्चा का नेतृत्व करना महत्वपूर्ण है, लेकिन उस पर हावी नहीं होना। कई आवाजों को शामिल करने की अनुमति देने के लिए नेताओं को बोलने के समय के अनुपात पर नजर रखने की जरूरत है।
लेहमैन-विलेनब्रॉक का कहना है कि शोध उन अतिरिक्त चीजों की एक चेकलिस्ट का समर्थन करता है जो नेता बैठक को सफल बनाने के लिए उससे पहले, उसके दौरान और बाद में कर सकते हैं। मंच तैयार करने के लिए, नेताओं को उपयुक्त कमरे, जलपान और प्रकाश व्यवस्था का चयन करना चाहिए, केवल उन लोगों को आमंत्रित करना चाहिए जिन्हें वहां होना चाहिए, समय पर शुरू करने और समाप्त करने की योजना बनाना चाहिए, एक एजेंडा तैयार करना चाहिए, स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करना चाहिए और बैठक से पहले बातचीत के लिए समय देना चाहिए।
